Tietosuojaseloste

Laadittu 22.12.2017. Viimeisin muutos 15.5.2020

 

1. Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Jenna Järnstedt Oy                        

Palokunnankatu 9, 13100 Hämeenlinna

Y-tunnus 2878190-2

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

OTM Jenna Järnstedt

 

3. Rekisterin nimi

Lakiasiaintoimisto Jenna Järnstedt Oy:n asiakas- ja toimeksiantorekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • yrityksen asiakkaan ja yrityksen väliseen toimeksiantosopimukseen
  • oikeuden tai viranomaisen määräämään tehtävään
  • lainsäädännön ja viranomaisten asettamien vaatimusten noudattamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja hoitaminen, palveluista kertominen ja asiakassuhteeseen liittyvä muu markkinointi ja viestintä sekä laskutuksen ja perinnän toteuttaminen. Yritys käsittelee henkilötietoja toimenpiteiden kohdistamiseksi kyseessä olevaan toimeksiantoon sekä mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseksi toimeksiantoa vastaanotettaessa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten arkistointi- ja raportointivelvollisuuksien täyttämiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet), asema organisaatiossa sekä yksityisasiakkaiden osalta henkilötunnus ja yritysasiakkaiden osalta y-tunnus;
  • toimeksiannon sisältö;
  • toimeksiannon hoitamisen yhteydessä saadut muut toimeksiannon hoitamiseen liittyvät henkilötiedot, koskien esimerkiksi asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, työpaikkaa, tuloja, varallisuutta, velkoja ja terveydentilaa
  • asiakkaan vasta- ja myötäpuolia sekä todistajia koskevat tiedot;
  • www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite;
  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot kuten asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, tiedot tilatuista palveluista, asiakkuuden alkamisajankohta, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mukaan lukien vakuutusta koskevat tiedot, lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta; sekä
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

Toimeksiantoihin liittyvät henkilötiedot säilytetään rekisteröinnin tarkoituksen vuoksi asianajotoiminnan jatkumisen ajan sekä yritystä velvoittavan lainsäädännön ja viranomaisten ohjeistusten mukaisesti.

 

6. Seuraus henkilötietojen antamatta jättämisestä

Asiakkaan tunnistamiseksi ja esteellisyyksien selvittämiseksi tarpeellisten tietojen (nimi ja/tai henkilötunnus) antamatta jättäminen voi aiheuttaa sen, että yritys ei voi ottaa toimeksiantoa vastaan tai henkilöä asiakkaaksi taikka yritys joutuu päättämään toimeksiannon tai asiakassuhteen.

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisenä tietolähteenä toimii henkilöasiakkaiden osalta asiakas ja yritysasiakkaiden osalta kyseisen yrityksen yhteyshenkilö.

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat myös erilaiset hakemistot, rekisterit ja muut julkiset tietolähteet, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisterit. Rekisterin perustietoja voidaan myös hankkia ja päivittää niitä koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, valtakirjoista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja luovutetaan vain toimeksiantojen hoitamisen edellyttämässä laajuudessa ja edellyttämille tahoille, ellei kansallisesta tai unionin lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä muuta johdu. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unioin tai Euroopan talousalueen (ETA) sisäpuolella. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) nojalla käsiteltävät henkilötiedot luovutetaan tarvittaessa vain Keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskukselle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tietojen antaminen edellyttää henkilökohtaista käyntiä, koska rekisterinpitäjällä ei ole sähköisen tunnistautumisen mahdollistavaa palvelua. Mikäli rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistaminen rekisteristä, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen (“oikeus tulla unohdetuksi”). Koska henkilötietojen käsittely on lakisääteisen velvoitteen noudattamista, rekisteröidyn tietoja ei lähtökohtaisesti pyynnöstä poisteta.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 00520 Helsinki, puhelin 029 5666 700.

 

12. Evästeet ja sivuston käytön tilastointi

Tällä sivustolla käytetään evästeitä (”cookies”). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka asetetaan laitteellesi vieraillessasi verkkosivuillamme. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön.

Tällä sivustolla on käytössä Google Ads -eväste, jonka avulla kohdennetaan markkinointia ja seurataan sen tehokkuutta. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella. Voit halutessasi estää Google Ads -markkinoinnin osoitteessa www.google.com/settings/ads.